(三)请指出以下案例情境中秘书施林职业行为存在的若干正确或错误的地方(不少于10处),并做出简要说明。
王总:“咱们开个会。今天是我们公司采购办公设备,还有家具采购方案的协调会,下面请施助理把采购方案给大家说一下。施助理,请。”
会议室中布置了一个“U”字形的会议桌,桌上有各种资料、茶水。总经理位置居中,环境幽雅、安静。
施林:“今天,我们来开个协调会。前两天王总下达了一个任务单,公司接待区要重新装饰一下,接待区所需的物品,我们需要看一下,然后写出个采购方案,做出个采购预算。事先,我已请行政部和总经理办公室向各个部门征求意见。现在我把情况汇总一下,有几点请大家注意:第一,我们采购的物品,它的实际需要一定要与原来的设备相匹配。第二,要考虑公司财务承受能力。第三,还要考虑售后服务是不是到位。下面,谁先谈谈?”
成员A:“我先说一下吧。这次我们重新布置接待区,希望尽可能让它的功能完善。我认为需要增设一些欢迎来访者的信息板或布告板,如果可能的话,还应建立来访者卡、证的登记系统,并应在合适的位置上安装录像探头等监控系统,还有各种展示架和资料报刊等。”
施林:“非常好,那么你们把该采购的物品写成书面报告提交上来,为我们写采购计划提供详细资料。”
成员B:“我们在制定采购预算之前,要对多家供货商进行比较,要充分比较设备的性能、价格与付费方式。”
施林:“还要考虑交货时间和售后服务问题。公司考虑把这次采购项目参与到市政府采购中心主持的公开采购活动中去。”
成员A:“噢,昨天我已经把提交采购中心的方案上报了总经理办公室。”
施林:“嗯,我看到了。但是中间还有一些问题。比如说,你没有写清招标的具体时间和地点,还有,询标的具体时间和地点也要具体清楚。”
成员A:“是吗?那可能是钟秘书她们忽视了,我回头让她们重做一份,尽快送到总经理办公室。”
施林:“那你同时把政府采购报告、招投标书复印一份给我。财务陈总监,你看看,你还有什么财务方面的问题。”
陈总监:“关于办公设备和用品的采购经费,事先一定要做出一个详细的部门预算。公司最近流动资金比较紧张,因此.接待区的重新装饰和布局应该力求节俭、实用,有些一时用不到的功能就不必强求。”
成员A:“我们今天重新装饰一次,就应该力求功能齐全,跟上潮流,要不还有什么意思呀?”
陈总监:“我的意思是说,要节俭务实,像你们说的什么展示架、录像探头,有必要吗?”
成员A:“怎么没必要?你到别家公司看看。”
施林:“唉,大家都是为了把公司的事情做得更好。简朴务实和与时俱进都是很有必要的。什么东西该买,什么东西过一段时间再买,咱们等预算出来了再讨论一下。那咱们先议议财务方面的具体细节吧。”
施林在采购部检查进货。
施林:“小孙,你这边检查进货的型号、数量、规格都没什么问题吧?”
小孙:“没问题,我逐一清点了,而且开包抽查了几个箱子,质量还不错。”
施林:(递发票给小孙)“那好,你把这些发票、单据送到财务,再把后续货款支票开出来送给厂家。”
小孙:“好。”
施林办公室,电话铃响一声,接起。
施林:“喂,你好,我是施林。陈总监吗?前两天采购的办公设备用品的发票出现问题?是哪儿出问题呀?啊,是货物的单价和原来的不一样?哦,那可能是我审的时候没太注意。那怎么办呀?好吧,我让采购部尽快与供应商联系一下。好,再见。”
施林拿起电话拨号。
施林:“钟秘书,你帮我找一下前几天采购部门的相关资料,特别是其中的交货单、订货单和发票的复印件,尽快给我送过来。什么?你没复印?我没告诉你?你不知道这些东西必须复印存档吗?你连这最基本的常识都没有还怎么当秘书呀?”
答案:
(三)参考答案:
1.施林能根据中小型会议的性质将会场安排成马蹄型,这样便于讨论发言,对。
2.会场座次安排井然有序,整个会场显得生动活泼而又安静高雅,对。
3.会前,施林能就订购接待区的设备和家具问题多方征求相关部门的意见,听取与会者
的发言,对。
4.会前,施林能准备好会议议程及自己的讲话内容,并准备好适当的文字材料,对。
5.会间,施林能创造和谐气氛,既鼓励讨论,又控制人员发言,并及时总结发言,对。
6.施林在做引导性发言时,将接待区设备和家具的选购方法一一告诉大家,对。
7.当与会者之间发生争执时,施林能保持谨懊,及时把话题转人正题,对。
8.会上施林说:“公司考虑把这次采购项目参与到市政府采购中心主持的公开采购活动中去。”错。因为“政府采购”针对的是各级国家机关及实行预算管理的事业单位和社会团体,并不包括企业。“招标”也只有对达到财政部及省政府限额以上的项目才会实行。
9.施林在讲解接待区物品采购时没有利用直观工具来增强说服力,错。
10.会后,施林能深人采购部督促检查进货的数量、规格及型号,对,但没认真审查相应的票据,错。
11.施林在得到采购部小孙关于设备、数量、规格、型号都没什么问题的答复后,能交代小孙把发票、单据送到财务,再把后续的货款支票开出来送给厂家,对。
12.当听到财务总监说所采购设备的发票中货物的单价和原来不一样时,能让采购部尽快与供应商联系,对。
13.没交代下属把采购物品的交货单、订货单和发票复印存档,错。
14.当发现下属出现差错时,不是从自身找原因,而是训斥下属,错。